Flystuas årsmøte 2020. Dokumenter, program.

FLYSTUA – Oslo og omegn modellflyklubb

Velkommen!

Flystuas 7. ordinære årsmøte

Torsdag 27. februar kl. 1900 på Hovstua

Saksliste i henhold til loven § 15:

  1. Godkjenne de stemmeberettigede.
  2. Godkjenne innkallingen og sakslisten.
  3. Velge dirigent, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen.

Åpent valg.

  1. Behandle idrettslagets årsberetning, jf. vedlegg A.
  2. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. Fremlegges på årsmøtet.

Oversikt over eiendeler, jf. vedlegg C.

  1. Behandle saker og forslag:

Forslag fra styreleder:

Styret undersøker mulighetene for å gjennomføre en lettere revisjon av klubbens hjemmeside, slik at poster som ikke er i bruk fjernes, og siden fremstår som mer oppdatert og informativ. Selve grunnutformingen beholdes.

  1. Fastsette medlemskontingent. De gjeldende satsene foreslås videreført.
  2. Vedta idrettslagets budsjett. Vedlegg D, styrets forslag.
  3. Behandle idrettslagets organisasjonsplan, jf. vedlegg E.
  4. Foreta følgende valg:
  1. Til styret
  2. To revisorer
  3. Kasserer
  4. Representanter til ting og møter iflg. innstillingen
  5. Valgkomité

Oslo 17. februar 2020 Tom Venstad, leder i styret

Vedlegg:

A: Årsberetning

[B: Regnskap og revisjonsberetning: Fremlegges på årsmøtet]

C: Material-liste

D: Styrets budsjettforslag for 2020

E: Organisasjonsplan for Flystua

F: Styrets forretningsorden

Vedlegg A:

Flystua – årsberetning for 2019

Klubbens styre har under valgperioden bestått av:

Leder: Tom Venstad

Nestleder: Bjørn-Ove Stensbøl

Styremedlem: Jørn Eide

Lasse Moer

Varamedlemmer: Leif Bjørgo

Jørn Rosenberg

Vi har som vanlig avholdt møter på Hovstua en gang i måneden i vintersesongen. På vintermøtene før sommersesongen hadde vi variert program hvor Lasse viste restaurerte filmer om modellflyvning i Oslo-området på femtitallet (Bærum modellflyklubb – BMK) og filmer fra div. flystevner. Vi har også hatt interessante innslag om byggeprosjekter, RC-utstyr og div. annet hvor forskjellige klubbmedlemmer har bidratt.

29. mars ekspederte klubben brev til Norges Luftsportforbund og Idrettsforbundet/Oslo Idrettskretts. Brevet markerer en slutt på arbeidet med flyplass-saken for Flystuas del, men med henstilling til Oslo Idrettskrets om å øve press på kommunen med å legge til rette for modellflyvning i nærmiljøet.

Påsken kom sent i år (18. til 22. april), og markerte for alvor starten på ute-sesongen. Det ble mange fine opplevelser på friområdet i nydelig vær, med bra oppmøte. Mye bedre enn fjellpåske!

Torsdag 25. april fikk vi Svar fra Idrettsforbundet på vår henvendelse av 29. mars om flyplass-saken. Svaret var – som ventet – ikke særlig imøtekommende. Hovedbudskapet var at Idrettsforbundet/Oslo Idrettskrets ikke har kapasitet til å gå inn i alle slike enkeltsaker, og heller ikke denne. Dette brevet gjorde det enda klarere at videreføring av arbeidet med egen flyplass vil koste mer enn det smaker. Sannsynligheten for at vi noen gang skal vinne frem i saken er forsvinnende liten. Vi satser heller på å ha det hyggelig på Bogstad. Noe triveligere sted enn Bogstad er det uansett vanskelig å tenke seg

Torsdag 25. april var det lagt opp til førstehjelpskurs med Tom Brien, men pga. mange fraværsmeldinger blant medlemmene, måtte kurset utsettes. Vi håper det blir anledning til å gjenta et slikt kurs.

Våren 2019 var fin og varm. Gresset begynte å gro tidlig. I samråd med styret ble det inngått ny avtale med Bendik Venstad om ukentlig klipping på Bogstad, på samme betingelser som året før. Først klipping ble fredag 3. mai.

I juni fikk vi den triste beskjeden om at Einar Aasen var gått bort, etter lengre tids sykdom. Einar var et engasjert og godt likt medlem av Flystua, og han gjorde en stor innsats for klubben i flyplass-saken. Einar ble bisatt 11. juni i Holmenkollen kapell, og vi sendte en siste blomsterhilsen fra gode venner i Flystua.

Søndag 11. august hadde Flystua stand på Frivillighetsfestivalen på Røa/Hovseter. Aktiviteten var lagt opp rundt bretting av papirfly, men vi fikk også vist frem noen av de fine modellene til Arne S og Lasse. Standen var svært godt besøkt, til tross for regn og ustabilt vær. Mye kan tale for at vi ved videre deltakelse også har en egen stand hvor vi viser klubbens kjernevirksomhet, som jo er elektrodrevne RC-modeller.

I august vedtok styret per e-post å endre opplegget for utemøter. Å ha utendørsmøtene siste torsdag ettermiddag i måneden, er ikke ideelt. Slik plassen ligger nå, er det ikke godt å fly om ettermiddagen på solrike dager. Og det er heller ikke så lett å nå ettermiddagsmøtene etter jobb. Sesongen for utemøter blir dessuten kort når møtene legges til ettermiddag/kveld. I stedet legger vi opp til utemøte fra kl. 10 og ut andre lørdag i måneden. Vintermøtene skal vi fortsatt ha siste torsdag i måneden. Vi får da som utgangspunkt følgende årssyklus:

Innemøter siste torsdag i måneden: Januar, februar, mars, oktober, november desember

Utemøter andre lørdag i måneden: April, mai, juni, august, september, oktober

I august kom det igjen opp gjerde på friområdet, i forbindelse med sauebeite. Gjerdet var ikke satt inn på flystripa, men stod forholdsvis nær nordsiden av stripa. Det kunne skape risiko for uhell ved landing, særlig med større fly. Styret avholdt møte på stripa onsdag 21. august, og vi ble enige om at det kunne flys med de minste modellene (“UMX”) selv om gjerdet sto der. Men risikoen for uhell øker når det er fysiske hindre på friområdet, og sikkerheten måtte gis høyeste prioritet.

Heldigvis ble ikke gjerdet stående lenge. Lørdag 14. september ble det arrangert utemøte med “flysamling”. Det ble stort oppmøte, og mange fine modeller ble vist frem.

På innemøtene høsten 2019 har vi fått se fine filmer som Jørn E har tatt opp på Bogstad, fått interessante foredrag om landingsinnlegg, og flere modeller og byggeprosjekter er vist frem.

Vi har også diskutert muligheten for et felles byggeprosjekt i klubben, uten å ha blitt enige om noen felles modell. Men vi oppfordrer alle medlemmene til å bygge selv, for å få gleden av å se noe egenprodusert i lufta.

I november overtok Jørn E som kasserer etter Tor N. Vi sier tusen takk til Tor for god innsats som kasserer!

Klubbens tradisjonelle julemøte ble i året flyttet til nyåret i stedet. Torsdag 2. januar avholdt vi klubbens første møte i 2020.

Tom Venstad Bjørn-Ove Stensbøl Jørn Eide Lasse Moer

Vedlegg B:

Regnskap og revisjonsberetning

Regnskap og revisjonsberetning blir fremlagt på årsmøtet.

Vedlegg C:

Oversikt over eiendeler (material-liste)

1 stk. gressklipper «KLIPPO»

1 stk. støymåler

1 stk. skolefly

1 stk. DX6 sender

1 stk. skriver

1 stk. laptop PC

1 stk. monteringsbord

Ovennevnte er avskrevet i regnskapet.

Vedlegg D:

 

Styrets budsjettforslag for 2020

Klubben har ingen store forventede utgifter.

Leie av klubblokale på Hovstua 0

Klubbdrift generelt 700

Godtgjørelse sekretær 2 000

Utgiftsdekning sekretær 1 000

Underslags- og styreansvarsforsikring 1 100

Domeneshop 600

Bankgebyrer 1 100

Medlemskontingent æresmedlem og utgiftsdekning

klubbmester 1 000

Gressklipping 11 500

Sum kostnader 19 000

Forventede inntekter – kontingent mv. 20 000

Overskudd drift 1 000

Vedlegg E:

Organisasjonsplan 2020

1 Generelt

Oslo Idrettskrets (OIK) godkjente lov samt Luftfartstilsynets (LT) forskrift av 1. januar 2016 er klubbens formelle underlag.

Idrettslaget Flystua er tilsluttet Norges Luftsportforbund (NLF) og vi har Modellflyhåndboka (MFH) som driftsunderlag. Disse utgjør sammen ved våre flyregler, årsmøtevedtak og retningslinjer fra NLF klubbens “kjøreregler”.

Organisasjonsplanen regulerer idrettslagets/klubbens interne organisasjon og aktivitet.

2 Møter

Alle møter hvor viktige saker skal behandles skal ha en saksliste med eventuelle saksdokumenter som sendes ut i god tid. E-post kan med fordel brukes i det forberedende arbeidet. Protokoll føres ved styremøter og andre viktige møter.

Det vises også til styrets forretningsorden.

3 Aktiviteter

Medlemmenes idrettsutøvelse er modellflyvning, og først og fremst radiostyrte fly med elektromotor. Også andre former for modellflyvning kan drives.

Aktiviteten ligger på rekreasjons-/sportnivå, og har funnet sin form med individuelle utøvere som samarbeider på en god måte.

Klubben skal arbeide for kompetanse- og ferdighetsoppbygging hos medlemmene. Det er et mål at alle utøverne i klubben har Flygebevis A.

Klubbens medlemsmøter avholdes i vintersesongen kl. 19:00 siste torsdag hver måned på Hovstua. I sommersesongen avholdes medlemsmøtene kl. 10:00 annen lørdag i måneden på friområdet på Bogstad. Er været dårlig, flyttes møtet til søndagen samme helg.

4 Kommunikasjon

Vi kommuniserer gjennom e-post og via klubbens hjemmeside. Viktig informasjon skal videreføres til medlemmene.

Klubben skal holde elektronisk arkiv. Loven, organisasjonsplanen, drifts- og flyregler, årsmøteprotokoll og andre sentrale protokoller og referater skal her være tilgjengelige for medlemmene.

Det legges ut et uformelt referat fra medlemsmøtene på hjemmesiden.

5 Stillinger og funksjoner

Klubben har følgende stillinger og funksjoner som etter loven skal velges på årsmøtet. Samtlige tillitsvalgte i andre verv er valgbare. Funksjonstiden er en valgperiode.

– Kasserer: Har sammen med et av styrets medlemmer prokura og foretar utbetalinger godkjent av styret. Fører klubbens regnskap og har årsregnskapet klart for revisjon i første halvdel av januar. Utarbeider forslag til klubbens budsjett. Forestår oppdatering av prokura ved behov.

– Sekretær: Er klubbens arkivar med ansvar for å holde klubbens arkiv oppdatert i samarbeid med webmaster. Bistår styret med offisielle registreringer, korrespondanse og føring av møteprotokoller og referater.

– Webmaster: Er ansvarlig for drift, oppdatering og utvikling av hjemmesiden.

– Klubbmester: Tilrettelegger klubbens møter og arrangementer.

– Sikkerhetsansvarlig: Utfører sitt verv i henhold til Modellflyhåndboka punkt 3.5.

– Skolesjef: Er leder for klubbens instruktører og forestår teoretisk og praktisk utdanning av modellflyvere. Organiserer oppflyvning til Flygebevis A for modellfly.

– Droneutvalget: Forestår kontakt med dronemiljøet i klubben.

Vedlegg F:

Styrets forretningsorden

Styremøter kalles normalt inn av styreleder.

Innkalte styremøter skal ha en saksliste som sendes ut i rimelig tid sammen med ev. saksdokumenter. Styremedlemmene skal bekrefte oppmøte. Er man forhindret fra å møte, kan meninger om de forskjellige sakene fremføres skriftlig til behandling på møtet.

En praktisk ordning som har mye for seg, er møter per e-post. Det kan være vanskelig å finne en dag som passer samtlige. For at slike møter skal fungere, må samtlige styremedlemmer inklusive varamann gi uttrykk for sine meninger i de aktuelle sakene. Et forslag til vedtak vil bli satt opp til ferdigbehandling etter at alle har kommet med innspill. Følgende e-postadresse brukes i styresaker: styre@flystua.no.

En tredje mulig møteform er “ad-hoc” styremøter hvor et vedtaksført antall (tre eller flere) styremedlemmer tilfeldig møtes og behandler en aktuell sak. Protokollen skal da undertegnes av samtlige som er tilstede.

All korrespondanse som har emne “Styresak” skal besvares av samtlige i styret.

Det føres protokoll som arkiveres ved alle styremøter.

Vedtatt av styret, 17. februar 2020